Regulamin świadczenia usług Frontlo dla klinik

Wersja 1.2 · obowiązuje od 26 października 2026

§1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z platformy Frontlo przez kliniki, gabinety i salony (dalej: „Klinika”).
2. Usługodawcą jest WEBSITTERS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą we Wrocławiu, ul. Aleksandra Hercena 10, 50-453 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000946109, NIP 8992915384, REGON 521002056, e-mail: [email protected](dalej: „Frontlo”).
3. Regulamin jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
4. Platforma jest przeznaczona dla przedsiębiorców. Klinika zakłada konto w związku ze swoją działalnością gospodarczą lub zawodową.
5. Wymagania techniczne: aktualna przeglądarka internetowa (Chrome, Safari, Edge lub Firefox) z dostępem do internetu i aktywny adres e-mail.

§2. Definicje

• Platforma — oprogramowanie Frontlo udostępniane w modelu SaaS: panel kliniki, strona internetowa kliniki, aplikacja mobilna dla pacjentów oraz powiązane usługi (rezerwacje, sprzedaż, płatności, powiadomienia, kampanie, funkcje AI).
• Konto — konto Kliniki w panelu, zakładane przez właściciela; Klinika może dodawać do niego użytkowników (członków zespołu).
• Pacjent — klient Kliniki korzystający ze strony lub aplikacji Kliniki.
• Pakiet — zakres usług z abonamentem i opłatą wdrożeniową, wybrany przez Klinikę (§5).
• Dodatek — usługa zamawiana do Pakietu i płatna osobno (np. Reklamy).
• Cennik — aktualne ceny Pakietów, Dodatków i doładowań (SMS, AI), dostępne na frontlo.com/pricing i w panelu (Ustawienia → Plan).
• Okres rozliczeniowy — miesiąc, za który z góry pobierany jest abonament.
• Umowa powierzenia — umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, dostępna pod adresem /dpa, stanowiąca integralną część umowy z Kliniką.

§3. Zawarcie umowy i konto

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia konta i akceptacji Regulaminu oraz Umowy powierzenia. Osoba zakładająca konto oświadcza, że jest uprawniona do reprezentowania Kliniki.
2. Klinika podaje prawdziwe dane (w tym dane firmy do faktur) i aktualizuje je w ustawieniach panelu.
3. Klinika odpowiada za działania użytkowników, którym nadała dostęp, za nadane uprawnienia oraz za poufność haseł. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu Klinika niezwłocznie informuje Frontlo.

§4. Zakres usług

1. Frontlo udostępnia funkcje Platformy zgodnie z wybranym Pakietem, w tym: kalendarz i rezerwacje, kartotekę pacjentów i kartę zabiegową, sprzedaż usług, produktów, voucherów, pakietów i subskrypcji, program lojalnościowy, stronę internetową Kliniki, aplikację mobilną dla pacjentów (w Pakietach z aplikacją), powiadomienia e-mail, SMS i push, kampanie oraz funkcje wspierane przez AI.
2. Płatności online pacjentów obsługuje zewnętrzny operator płatności (Stripe). Korzystanie z płatności wymaga zawarcia przez Klinikę umowy z operatorem; Klinika jest stroną transakcji z pacjentem.
3. Frontlo może rozwijać i zmieniać funkcje Platformy. Zmiana nie może istotnie ograniczyć funkcji opłaconego Pakietu w trwającym Okresie rozliczeniowym.

§5. Pakiety i dodatki

1. Frontlo oferuje Pakiety:
   • Strona — strona internetowa Kliniki z własną domeną, rezerwacjami, sklepem i kontem pacjenta na stronie oraz panel ze wszystkimi funkcjami poza aplikacją mobilną dla pacjentów;
   • Strona + aplikacja — jak wyżej oraz dostęp pacjentów Kliniki do wspólnej aplikacji Frontlo, wyświetlanej w barwach i z treściami Kliniki;
   • Strona + własna aplikacja — jak wyżej, ale z osobną aplikacją Kliniki, publikowaną w App Store i Google Play pod nazwą i ikoną Kliniki.
2. Każdy Pakiet obejmuje miesięczną pulę wiadomości SMS i limit funkcji AI określone w Cenniku. Niewykorzystana pula nie przechodzi na kolejny miesiąc. Po jej wyczerpaniu Klinika może dokupić doładowanie; do tego czasu kampanie i powiadomienia SMS są wstrzymane, a kody logowania pacjentów są wysyłane nadal.
3. Publikacja aplikacji Kliniki w sklepach zależy od akceptacji Apple i Google. Frontlo przygotowuje i zgłasza aplikację, ale nie odpowiada za decyzje operatorów sklepów ani za czas ich weryfikacji. Klinika dostarcza materiały potrzebne do publikacji (nazwa, ikona, opisy, dane kontaktowe).
4. Dodatek Reklamy — automatyczne prowadzenie kampanii reklamowych Kliniki w Google i Meta, płatne miesięcznie obok Pakietu. Budżet reklamowy Klinika płaci bezpośrednio Google i Meta na podstawie umów z tymi platformami. Frontlo nie gwarantuje wyników kampanii. Klinika odpowiada za zgodność reklam z przepisami (w tym o reklamie usług medycznych) i z zasadami platform.
5. Strona szyta na miarę (projekt spoza szablonów Platformy) jest wyceniana indywidualnie. Zakres, cena i termin są ustalane w osobnej ofercie; w sprawach w niej nieuregulowanych stosuje się Regulamin.

§6. Opłaty i zmiana Pakietu

1. Opłaty określa Cennik obowiązujący w chwili zamówienia. Ceny są cenami netto, do których dolicza się VAT zgodnie z przepisami.
2. Na opłaty za Pakiet składają się: jednorazowa opłata wdrożeniowa, płatna przy zamówieniu Pakietu, oraz abonament, pobierany z góry za każdy Okres rozliczeniowy. Dodatki i doładowania są płatne zgodnie z Cennikiem. Opłata wdrożeniowa nie podlega zwrotowi po rozpoczęciu wdrożenia.
3. Płatności obsługuje operator płatności Stripe. Frontlo wystawia faktury elektroniczne, na co Klinika wyraża zgodę.
4. Zmiana Pakietu na wyższy jest możliwa w każdej chwili w panelu. Klinika dopłaca różnicę między opłatą wdrożeniową nowego Pakietu a opłatą już zapłaconą, a abonament jest rozliczany proporcjonalnie do pozostałej części Okresu rozliczeniowego. Zmiana na niższy Pakiet nie powoduje zwrotu opłaty wdrożeniowej.
5. Gdy Klinika przechodzi z Pakietu z aplikacją na Pakiet Strona albo rezygnuje z usług, pacjenci mogą korzystać z aplikacji dla tej Kliniki do końca Okresu rozliczeniowego opłaconego w chwili zmiany. Klinika znika z wyszukiwarki klinik w aplikacji od razu, a po końcu tego okresu aplikacja kieruje pacjentów na stronę Kliniki. Panel podaje tę datę przed zatwierdzeniem zmiany.
6. W razie braku płatności Frontlo może, po bezskutecznym wezwaniu i upływie co najmniej 7 dni, ograniczyć dostęp do Platformy do czasu uregulowania należności.

§7. Obowiązki Kliniki

1. Klinika korzysta z Platformy zgodnie z prawem i Regulaminem. Zakazane jest w szczególności umieszczanie treści bezprawnych, wysyłanie niezamówionej informacji handlowej bez wymaganych zgód, naruszanie praw osób trzecich oraz próby obejścia zabezpieczeń Platformy.
2. Klinika jest administratorem danych swoich pacjentów i odpowiada za podstawę prawną ich przetwarzania, obowiązki informacyjne wobec pacjentów, zgody marketingowe oraz treść swoich dokumentów (regulaminu, polityki prywatności, polityki anulacji). Wzory dokumentów udostępnione w panelu są punktem startowym do sprawdzenia przez Klinikę.
3. Klinika odpowiada za treści i materiały, które publikuje na swojej stronie i w aplikacji (teksty, zdjęcia, ceny, opisy zabiegów), w tym za ich zgodność z przepisami o reklamie usług medycznych.
4. Treści wygenerowane przez funkcje AI są propozycjami — Klinika sprawdza je przed publikacją lub wysyłką.
5. Jeśli Klinika włącza na stronie lub w aplikacji pomiar reklam (piksele, zdarzenia z serwera do Meta, Google, TikTok), odpowiada za jego konfigurację, umowy z tymi platformami, ustawienia banera zgód i opis w swojej polityce prywatności. Platforma wysyła dane do tych narzędzi tylko za zgodą pacjenta.
6. Klinika, która prowadzi w Platformie dokumentację medyczną, odpowiada za jej prowadzenie i przechowywanie zgodnie z przepisami, w tym za nadawanie uprawnień zespołowi. Wsparcie Frontlo ma do niej dostęp wyłącznie za zgodą właściciela Kliniki udzieloną w panelu, na czas określony i tylko do odczytu.

§8. Dostępność i wsparcie

1. Frontlo dokłada starań, by Platforma działała nieprzerwanie, z wyjątkiem prac serwisowych (w miarę możliwości zapowiadanych i prowadzonych poza godzinami największego ruchu) oraz awarii niezależnych od Frontlo.
2. Wsparcie techniczne jest udzielane przez e-mail [email protected].
3. Frontlo wykonuje regularne kopie zapasowe danych. Nie zwalnia to Kliniki z obowiązków dotyczących dokumentacji, które wynikają z przepisów szczególnych.

§9. Treści i licencja

1. Frontlo udziela Klinice, na czas trwania umowy, niewyłącznej licencji na korzystanie z Platformy, w tym z szablonów stron, w zakresie potrzebnym do korzystania z usług. Prawa do Platformy i szablonów pozostają przy Frontlo.
2. Treści i materiały Kliniki (teksty, zdjęcia, logo) pozostają przy Klinice. Klinika udziela Frontlo licencji na ich przechowywanie i publikowanie w zakresie potrzebnym do świadczenia usług (strona, aplikacja, sklepy z aplikacjami) i oświadcza, że ma do nich prawa.
3. Domena Kliniki pozostaje przy Klinice; Klinika odpowiada za jej opłacenie i ustawienia wskazane w panelu.
4. Klinika, która wgrywa do Platformy plik fontu, oświadcza, że ma licencję albo zgodę właściciela praw na jego używanie na stronie internetowej (web font), w tym na udostępnianie pliku odwiedzającym stronę, i że nie narusza to praw osób trzecich. Za licencję odpowiada Klinika. Frontlo zapisuje, kto i kiedy złożył oświadczenie, i usuwa font ze strony na wezwanie właściciela praw. Fonty z Adobe Fonts Klinika podłącza ze swojego konta Adobe, na warunkach Adobe; Frontlo nie udostępnia fontów z własnych subskrypcji.

§10. Odpowiedzialność

1. Frontlo odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem ust. 2–3.
2. Odpowiedzialność Frontlo jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do kwoty opłat zapłaconych przez Klinikę w ciągu 12 miesięcy przed zdarzeniem wywołującym szkodę. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
3. Frontlo nie odpowiada za działanie usług podmiotów trzecich, z których Klinika korzysta (operator płatności, operator SMS, sklepy z aplikacjami, platformy reklamowe), ani za treści i decyzje Kliniki.

§11. Dane osobowe

1. Dane użytkowników Kliniki (właściciela i zespołu) w zakresie konta i rozliczeń Frontlo przetwarza jako administrator — zasady opisuje Polityka prywatności.
2. Dane pacjentów Frontlo przetwarza w imieniu Kliniki jako podmiot przetwarzający, na zasadach Umowy powierzenia. Wyjątki, w których Frontlo jest administratorem (konto w aplikacji Frontlo, ślad numeru po usunięciu konta), opisuje Polityka prywatności.

§12. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Platformy Klinika zgłasza na adres [email protected], opisując problem.
2. Frontlo rozpatruje reklamację w terminie 14 dni i odpowiada e-mailem.

§13. Czas trwania i rozwiązanie umowy

1. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony.
2. Klinika może wypowiedzieć umowę (anulować Pakiet) ze skutkiem na koniec opłaconego Okresu rozliczeniowego, z panelu lub e-mailem. Do tego dnia usługi działają bez zmian, w tym aplikacja dla pacjentów (§6 ust. 5). Opłaty za rozpoczęty okres i opłata wdrożeniowa nie podlegają zwrotowi. Dodatek można wypowiedzieć osobno, na tych samych zasadach.
3. Frontlo może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a bez wypowiedzenia — w razie rażącego naruszenia Regulaminu przez Klinikę, po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń.
4. W ciągu 30 dni od rozwiązania umowy Klinika może zażądać przekazania kopii swoich danych w powszechnie używanym formacie elektronicznym. Następnie dane są usuwane zgodnie z Umową powierzenia, chyba że przepisy wymagają ich dalszego przechowywania. Dokumentację medyczną Klinika pobiera eksportem z panelu — jest ona usuwana dopiero po potwierdzeniu jej przekazania (§3 Umowy powierzenia).
5. Po rozwiązaniu umowy strona Kliniki przestaje być publikowana, a aplikacja Kliniki (Pakiet Strona + własna aplikacja) może zostać wycofana ze sklepów.

§14. Zmiany Regulaminu

1. Frontlo może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów, zakresu usług lub Cennika. O zmianach informuje Klinikę e-mailem lub w panelu co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie.
2. Klinika, która nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę przed ich wejściem w życie.

§15. Postanowienia końcowe

1. Do umowy stosuje się prawo polskie.
2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Frontlo.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.